Recourir à un service de télésecrétariat est un véritable levier de croissance pour une entreprise. Externalisée, cette solution aide les structures à optimiser la gestion de leur département secrétariat. C’est un véritable collaborateur performant. Il a la capacité d’entreprendre toutes les fonctions associées à ce poste. Il procure également de nombreux avantages pour les sociétés de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activité.

Les principales fonctions d’un service de secrétariat à distance

Recourir à un service de télésecrétariat permet de déléguer un grand nombre de tâches associées au secrétariat de son entreprise. permet de déléguer un grand nombre de tâches associées au secrétariat de son entreprise. En réalité, cette société spécialisée emploie une équipe de plusieurs télésecrétaires. Ces derniers ont suivi des formations approfondies dans le domaine du secrétariat. Ils disposent également de solides compétences dans le secteur de la communication en entreprise. Ce qui leur permet d’assumer leurs responsabilités à distance auprès des structures clientes. Dans la réalisation de sa mission, il est donc amené à entreprendre différents travaux.

En premier lieu, il se charge de l’accueil. Grâce à l’externalisation de la permanence téléphonique d’entreprise la gestion des requêtes et des réclamations, la réception personnalisée des appels entrants, la prise de message, le transfert de ligne, la gestion des rendez-vous et des agendas… seront assurés.

En second lieu, il peut aussi être amené à remplir différentes catégories de tâches administratives, dont l’envoi de courriers, la saisie de données, le classement et l’archivage de documents, la rédaction de comptes rendus, l’élaboration de diverses lettres administratives… Selon les besoins de l’entreprise cliente, il prend aussi en charge la gestion du service après-vente. Aussi, il met en relation la marque avec les fournisseurs.

Avec l’usage d’outils innovants et des nouvelles technologies, une agence de télésecrétariat a la possibilité d’offrir des prestations de haut niveau. Déjà, il sera en contact permanent et en temps réel avec le donneur d’ordre. Ce qui garantit une collaboration efficace et pertinente.

Les principaux avantages de collaborer avec une agence de télésecrétariat

La gestion des tâches administratives s’avère être chronophage. Bon nombre de sociétés le savent très bien. Pour y remédier, la plupart d’entre elles se tournent vers des structures spécialisées pour décharger les employés en interne de cette tâche. Il faut dire que cette option procure de nombreux atouts.

La simplicité et la rapidité

Faire appel à des professionnels de secrétariat évite de passer par la case du recrutement. Les télésecrétaires sont déjà opérationnels au moment de contracter avec l’agence spécialisée en question. Il faut aussi savoir qu’il propose des services souples. Ce qui permet aux entreprises clientes de confier des missions ponctuelles ou régulières en fonction de leurs besoins. Sachant l’expérience et le savoir-faire des télésecrétaires, ils ont la possibilité d’entamer leurs missions dans les délais d’une manière très professionnelle.

Un gain économique conséquent et une tarification souple

Une entreprise de télésecrétariat est bien plus abordable qu’un service établi en interne. Les charges sont considérablement réduites puisqu’il n’y a pas besoin de verser de salaire ni d’autres charges associées. Elle ne facture que les prestations effectuées. Tout comme les factures d’achat, les charges sont souvent déductibles du compte de résultat. En plus de cela, la tarification est bien flexible. Il peut s’agir d’une offre à la carte. Elle peut être au forfait, à l’heure ou à la journée. Le choix de la formule dépend des besoins réels du donneur d’ordre.

Bénéficier de différents niveaux de prestations

Avec une agence spécialisée en télésecrétariat, les sociétés ont la possibilité de choisir entre plusieurs niveaux d’offre. Elles peuvent recourir à un service ponctuel pour combler temporairement une surcharge de travail. Cependant, il y a aussi le service permanent pour des besoins importants. Ces différentes options permettent même aux petites entreprises de recourir au service d’un professionnel pour atteindre leurs objectifs.