Pour optimiser leurs performances, les entreprises ont tout intérêt à améliorer leurs stratégies d’approvisionnement. Il existe pour ce faire de nombreux outils, dont l’e-procurement qui permet de dématérialiser toutes les étapes d’achat et de rendre les process beaucoup plus sûrs et efficaces.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’e-procurement est un terme anglais utilisé tel quel en français mais qui est parfois traduit par les expressions « approvisionnement électronique », « approvisionnement en ligne » ou « solutions e-achat ». Il désigne l’outil numérique d’approvisionnement, entrant dans le cadre du système Procure-to-Pay ou Purchase-to-Pay (P2P). Sous la forme d’un progiciel, l’e-procurement permet aux entreprises de centraliser leurs processus d’achats en faisant communiquer entre eux les systèmes informatiques internes des entreprises partenaires.

En remplacement du traitement manuel des passations de commandes, des validations et des facturations, l’e-procurement numérise et automatise toutes les étapes de l’approvisionnement. Le choix des produits, la validation de commande, l’envoi et la réception du bon de commande, la facturation et le paiement sont réalisés informatiquement en fonction de procédures achats bien définies.

Selon les témoignages des entreprises ayant déjà déployé l’outil au sein de leur département achats, l’e-procurement s’avère très utile pour améliorer la visibilité des entreprises sur leurs transactions (en particulier pour les achats indirects et « sauvages » souvent mal gérés). L’e-procurement permet aussi de gagner du temps sur les traitements manuels et de pouvoir rediriger les équipes vers des postes à plus forte valeur ajoutée. L’e-procurement est ainsi une source fiable d’économies puisqu’il permet de sauvegarder à la fois du temps et de la main d’œuvre. Grâce à une meilleure visibilité globale des achats, l’approvisionnement en ligne permet également de mieux choisir ses fournisseurs, d’obtenir des remises et de mettre à disposition des acheteurs des tarifs déjà négociés.

Pour y voir plus clair, on peut diviser l’outil e-procurement en 3 grandes étapes, que nous vous détaillons ci-dessous.

L’e-procurement étape par étape

Étape 1 : l’accès aux produits

Tout processus d’achat débute bien sûr par la recherche des produits ou services désirés. L’e-procurement met à disposition des entreprises deux solutions principales en ce qui concerne l’accès à l’offre :

• le catalogue numérique (ou e-cat) : le fournisseur met ses produits à disposition des entreprises clientes sous forme de catalogue en ligne, chargé dans le système achat interne du client. La liste des produits présents dans le catalogue numérique est soumise aux conditions contractuelles négociées entre l’entreprise et le fournisseur.

• Le Punch-Out : il s’agit d’une interface créée entre le site internet du fournisseur et la solution e-achat de l’entreprise cliente. Là encore, les conditions négociées du contrat sont déjà appliquées.

Étape 2 : la commande

Le client choisit donc ses achats via le catalogue ou l’interface en ligne, puis fait valider son panier par le manager en charge. Lorsque la demande d’achat est validée, elle prend alors la forme d’une commande. La commande est envoyée électroniquement et directement dans le système interne du fournisseur sous forme de document EDI (Échange de Données Informatisé) ou bien de places de marché, via une entreprise intermédiaire.

Etape 3 : la facturation et le paiement

Une fois la commande envoyée, vient l’étape de la facturation. L’e-procurement permet l’émission automatique de factures dématérialisées. Pour une sécurité maximale, cette étape doit passer par une entreprise intermédiaire de confiance qui permettra de certifier, classer et transmettre les factures via l’EDI ou via courrier électronique (sous forme de documents PDF).